为全面、真实和准确地反映我校的发展历程和办学成就，弘扬中华民族优秀文化，展现湖湘文化精神，丰富我馆馆藏文物史料库，特向社会各界征集一批反映我校在各个历史发展阶段的实物、图片、文献及声像等文物史料。现将征集办法告知如下：
学校发展各时期具有标志性办学成就的实物、文献和有高度社会影响人物及事件的文献史料等；对当时国家和社会发展生产产生过巨大影响的有关事迹的文物史料（含照片、实物、书籍、报刊、录音、录像等）。
各时期学校主要负责人和知名教授、学者的个人照片、聘书、证书及获奖材料等重要文档的原件和影印件、论著、手稿及在校期间使用过的有纪念意义的物品等实物和照片。
反映学校各时期教学科研、师资建设、人才培养等工作中形成的史实记录材料。
学校各时期制发的具有意义的印刷品与实物：一是各时期使用过的校徽、纪念章、袖套、袖章等实物和照片；二是校友和师生员工在校期间使用过的有关证件（如学生证、借书证、毕业文凭、饭菜票等）的实物和照片；三是历届学生的录取通知书、毕业生的派遣证、自荐书、毕业合影照、同学录、纪念册及师生间赠言题录等的实物和照片；四是在以上三项未包括在内的其他证件类物品等。
各时期师生员工参加国内外各类重要活动的资料、照片、实物等；各时期师生员工参加校内外教学、科研、文体、生产、实习及生活的照片和实物等；师生员工及校友撰写的反映在校学习、工作和生活情景的文字类材料。
与党和国家领导人、社会名流以及重要外宾合影照片及其讲话稿、录音带、录像带等；有关领导及国内外友人的题词、赠言手迹、赠送的纪念品等。
与国内外机构、高等学校、各界人士和校友交流合作的资料、实物、照片等。
各时期学校主要负责人和知名教授、学者的个人照片、聘书、证书及获奖材料等重要文档的原件和影印件、论著、手稿及在校期间使用过的有纪念意义的物品等实物和照片。
校友赠送的各类具有保存与展出价值的实物等；校友个人编著创作的重要作品，包括校友自传、绘画、书法、篆刻、雕塑等作品。
无偿捐赠。对无偿捐赠者，我馆颁发捐赠证书以资表彰。捐赠物品永久保存在学校档案与校史馆。
代管与复制。对珍贵文物史料，我馆可代为保管（双方签订保管协议），或经许可复制后将原件退还本人。
出让购买。对愿意将珍贵文物史料（需权威鉴定）出让给我馆的，可直接与我馆联系沟通。在遵循自愿公平原则的基础上，由双方协商并经我馆上报学校批准后予以购买。
口述记录。对本人或他人在校期间工作、学习、生活状况撰写的文字类材料，可采取纸质或电子方式寄送到我馆。对年事已高且行动不便的，我馆可派人协助整理收集。
凡接受捐赠、购买、复制的文物史料，我馆将按照国家有关法律法规及学校的有关规定管理和利用。如需公开展出，应注明资料来源及捐赠人。
凡无偿捐赠具有较高价值校史资料的，我馆将给其颁发收藏证书。对所提供的文物史料，捐赠者可优先、无偿使用，并享有优先利用我馆已开放档案的权利。
凡捐赠者享有著作权的校史资料，我馆将依法给予妥善保护。有特殊要求的，本馆按有利于国家、社会及个人的原则并遵照要求保管使用。
凡寄存我馆的文物史料，均按协议规定的范围予以保管利用。
有馆藏价值且不愿捐赠的，经所有人许可，由我馆复制保管，原件退还本人。
材料要求：提供相关资料、实物及图片的，需附简明文字说明（含时间、地点、事由、背景、姓名及职务等）。
联络方式：可以电话、书信、Email、学校办公OA系统及当面协商等方式。
移交办法：一经我馆确认可以收藏的物品及资料，提供者可采取邮寄、邮件（邮箱：archives@hun.edu.cn）和直接到馆移交等方式移交我馆。有特殊情况和要求，我馆可派专人上门收集。
联系人及电话：卞老师，0731—88821073。
